On-boarding – słowo, które weszło do słownika HR stosunkowo niedawno.
Co dokładnie oznacza? Wprowadzenie nowego pracownika do firmy tak, by chciał w niej pozostać po okresie próbnym.
Uważa się, że odpowiednio zaopiekowany pracownik potrafi być o 50% bardziej efektywny, niż osoba pozostawiona sama sobie.
To ważne z punktu widzenia produktywności, ale też Employer Brandingu (dbania o markę pracodawcy). Niezależnie od rynku pracy, czy jest to rynek pracownika czy pracodawcy – odpowiedni dobór kandydatów do zespołu, ich wprowadzenie i stworzenie im możliwie najlepszych warunków pracy – przyniesie obu stronom wymierne korzyści.
Jak w najprostszy sposób zadbać o fachowy onboarding?
Wskazane jest, by oddelegowany specjalista działu HR opracował w tym celu jasny program wdrożenia nowej osoby. Cały proces powinien przebiegać w przyjaznej atmosferze. Nowa osoba ma prawo czuć się zagubiona. Ma prawo zadawać oczywiste pytania. Musi wiedzieć komu może je zadać i kto jest w stanie, wykazując się zrozumieniem i cierpliwością – profesjonalnie pomóc koledze.
Jak to robią inni?
Dbające o pracowników organizacje prześcigają się pomysłach na najbardziej atrakcyjne a przy tym kreatywne przywitanie nowego członka zespołu.
Amerykańska firma Valve Corporation
Znana również jako Valve Software, zajmująca się tworzeniem, wydawaniem i dystrybucją gier wideo swoim nowym pracownikom wręcza egzemplarz podręcznika (Employee Handbook), który stanowi 'Przewodnik nieustraszonych poszukiwaczy przygód, który powie ci co robić, gdy obok nie ma nikogo, kto powie ci co robić.’ (A fearless adventure in knowing what to do when no one’s there telling you what to do.) Możesz zainspirować się pierwszą edycją przewodnika, wydaną w marcu 2012 roku. Znajdziesz go tutaj.
Sporo firm sprawnie wykorzystuje wewnętrzny intranet.
To najprostsza droga do stworzenia w nim przestrzeni do autoprezentacji nowych osób, ale też całego zespołu i każdego z osobna. Wystarczy, że jako osoba odpowiedzialna za Employee Experience, przygotujesz zestaw kilku – kilkunastu pytań i zachęcisz pracowników, by na nie odpowiedzieli. Odpowiedziami mogą się dzielić pisemnie, w postaci nagranych filmików lub w opcji mieszanej. Ważne, żeby było nieszablonowo i ciekawie, a przy tym wesoło. Tu chodzi o pokazanie ludzkiej twarzy a nie epatowanie zasługami. Choć w swojej pracy z organizacjami międzynarodowymi, spotkałam się z intranetem, gdzie pracownicy mieli do dyspozycji niejako kopię Linkedin, tylko w zakresie własnej branży. Zadanie postawione przede mną polegało na pracy z managerami tej organizacji zespołowo i indywidualnie, tak, by w środowisku międzynarodowych kolegów, wypadli możliwie najbardziej profesjonalnie. Dwa dni warsztatów i po dwie sesje z każdym z uczestników, wystarczyły, by pokazali swoje pełne oblicze super managerów 🙂
Sterling Groupi i tort (czekoladowy?)
To z kolei firma, która mówi o kulturze swojej organizacji między innymi tak:
Wierzymy w długoterminowe partnerstwo i współpracę; mówimy my bardziej niż ja.
W ciekawy sposób wprowadza do firmy nowego pracownika. Do tradycji należy zamawianie powitalnego tortu przez dział, do którego dołącza nowy. W przyjęciu uczestniczą wszyscy członkowie zespołu. Bezpośredni przełożony oprowadza nowego pracownika po biurze. Czeka na niego jeszcze lunch z managerem. Każdy z pracowników biurowych spędza też obowiązkowo dzień w terenie, gdzie pod opieką buddy’ego, poznaje uroki pracy organizacji poza biurem.
Kosmetyki ściśle dedykowane
Jedna z wiodących polskich firm kosmetycznych przeprowadza z pracownikami mini-wywiad na temat ich upodobań/potrzeb związanych z urodą. W pierwszym dniu w firmie na nową osobę czeka zestaw wybranych przez jej bezpośredniego szefa kosmetyków, z powitalną kartą z życzeniami sukcesów, podpisaną przez wszystkich kolegów z zespołu.
Na rynku działają firmy wyspecjalizowane wyłącznie w usługach on-boardingu. Jestem jednak zdania, że obszarem tym najlepiej zajmie się osoba z firmy. Znająca ją od środka z jej zaletami i wadami. Zadania te spoczywają najczęściej na zespole learning & development. Choć spotkałam się z sytuacją, gdzie w firmie był pracownik dedykowany tylko temu działaniu. Łączył on kompetencje specjalisty HR z employer branding. On-boarding jest bowiem druga po procesie rekrutacji ważną wizytówką firmy.
Nie zapomnijmy o sprawach bardziej formalnych
Kreatywność musi iść w parze z pełnym profesjonalizmem. Dlatego poniżej zamieszczam punkty, których nie można przy on-boardingu pominąć:
-
- Skontaktuj się z nowym pracownikiem w celu ustalenia dnia i godziny przybycia do pracy.
- Przekaż pracownikowi skierowania na badania wstępne.
- Zadbaj o przygotowanie miejsca pracy dla nowego pracownika: biurko, prawidłowe oświetlenie, wygody fotel oraz materiały biurowe.
- Zadbaj o przygotowanie sprzętu niezbędnego do pracy jak laptop z oprogramowaniem czy telefon komórkowy.
- Poinformuj zespół o fakcie przybycia nowej koleżanki/nowego kolegi. Powiadom bezpośrednio, potwierdź informacją drogą mailową, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska osoby dołączającej do zespołu.
- Skompletuj niezbędne dokumenty w celu finalizacji zatrudnienia: umowa o pracę, oświadczenia, regulaminy obowiązujące w organizacji, a także pakietu informacyjnego o organizacji.
- Przygotuj firmowe konto mailowego, wszelkiego rodzaju dostępy do odpowiednich serwerów oraz programów (jeśli obowiązują), w tym licencje do programów, karty wejściowe do pokoju, wspólnych pomieszczeń, itp.
- Ustal z managerem tzw. buddy’ego – osobę/y z firmy, która ma być wsparciem dla nowego pracownika w początkowym okresie jego pracy.
- Zaplanuj spotkania z najważniejszymi osobami w firmie w ramach planu wdrożenia pracownika.
- Przedstaw i omów z nowym pracownikiem plan jego wdrożenia.
- Podpisz wszelkie formalne dokumenty: umowy, oświadczenia, poświadczenia przekazania sprzętu oraz niezbędnych dostępów.
- Przekaż pakiet wiedzy i przedstaw kluczowe informacje o firmie, tj.: charakterystyka i krótka historia firmy, struktura organizacji, idea, misja, wizja i wartości firmy.
- Zapoznaj wprowadzaną osobę z zasadami i procedurami obowiązującymi w firmie.
- Oprowadź nową osobę po firmie/biurze – pokaż najważniejsze miejsca, wyjaśnij zasady korzystania z pomieszczeń jak sala konferencyjna, kuchnia, ksero.
- Zainicjuj krótkiego spotkania nowego pracownika z prezesem, bezpośrednim przełożonym oraz pozostałymi członkami zespołu.
- Przeprowadź wstępnego szkolenia BHP, zaplanuj pełne szkolenie jeśli jest wymagane.
- Zapoznaj pracownika ze zwyczajami panującymi w codziennym życiu organizacji.
- Przedstaw buddy’ego i pozostaw nową osobę pod jego opieką.
- Przeprowadź w najbliższych dniach niezbędne szkolenia potrzebne do efektywnej pracy na określonym stanowisku.
- Pozostaw przestrzeń nowej osobie na pytania oraz monitoruj postępy nowego członka zespołu, w celu wyłącznie wsparcia w ewentualnych trudnościach zarówno jego samego jak i przełożonego tej osoby.